Wie schreibt man eine E-Mail? Alles, was Sie wissen müssen!
Heutzutage versenden und erhalten wir täglich Dutzende E-Mails – sowohl privat als auch beruflich. Wir schreiben Freunden, Kunden, Kolleginnen und Kollegen sowie Dozentinnen und Dozenten. Wir wenden uns an Behörden und bewerben uns um eine Stelle – in all diesen Situationen nutzen wir die elektronische Post. Eine korrekte Formulierung von Nachrichten ist daher besonders wichtig. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine E-Mail schreiben und worauf Sie achten sollten.
Was ist eine E-Mail?
Eine E-Mail ist eine Nachricht, die im Rahmen einer über elektronische Post geführten Korrespondenz versendet wird. Sie kann zur Übermittlung von Texten und multimedialen Inhalten dienen.
Die Kommunikation per E-Mail ist sowohl in formellen als auch in informellen Beziehungen beliebt, wobei letztere durch eine etwas ungezwungenere Form gekennzeichnet sind.
E-Mail-Nachrichten sind in den meisten Unternehmen ein fester Bestandteil der beruflichen Kommunikation. Über sie können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens sowie mit externen Ansprechpartnern kommunizieren.
In der Praxis erfüllt die E-Mail heute auch eine dokumentarische Funktion – häufig dient sie als Bestätigung von Vereinbarungen, Entscheidungen oder übermittelten Informationen.
Daher ist es sinnvoll, die wichtigsten Regeln der Rechtschreibung und der sprachlichen Etikette zu kennen. Das erleichtert die korrekte Führung beruflicher und privater Korrespondenz erheblich.
E-Mails schreiben – womit beginnen?
Der erste Schritt besteht darin, den Charakter der Nachricht zu bestimmen. Eine private E-Mail an einen Freund oder eine Freundin wird ganz anders formuliert als eine geschäftliche Nachricht an einen Arbeitgeber.
Entscheidend ist also die Art der Beziehung zwischen Empfänger und Absender. Wenn Sie diese richtig einschätzen, vermeiden Sie bereits zu Beginn ein Fauxpas.
Wie schreibt man eine E-Mail? Die wichtigsten Elemente
Entscheidend ist, dass Sie die richtige Struktur der Nachricht anwenden.
Eine gut geordnete Gliederung erleichtert es dem Empfänger, den Inhalt schnell zu verstehen und die wichtigsten Informationen zu finden. Eine ungeeignete Struktur kann dazu führen, dass die Nachricht unübersichtlich oder mehrdeutig wird.
An welche Elemente müssen Sie beim Schreiben einer E-Mail denken?
Betreff
Im Betreff sollte das zentrale Anliegen enthalten sein, auf das Sie im Text Ihrer Nachricht eingehen. Wenn Sie mit dem Empfänger mehrere Themen besprechen möchten, empfiehlt es sich, diese in separate E-Mail-Verläufe aufzuteilen und jeden Betreff entsprechend zu formulieren.
So bleiben die übermittelten Informationen besser geordnet und lassen sich leichter wiederfinden. Außerdem verringert die Anlage eines eigenen Verlaufs für jedes Thema das Risiko, dass eine wichtige Nachricht in der Fülle anderer Informationen übersehen wird.
Beispiel für einen Betreff: Bewerbung als Texterin
Anrede
Nachdem Sie den Betreff festgelegt haben, können Sie zur Anrede übergehen. Ihre Form hängt von der Beziehung zum Empfänger und vom Charakter der Korrespondenz ab.
Wenn Sie nicht wissen, wer Ihre Nachricht lesen wird, ist eine allgemeine formelle Anrede wie Sehr geehrte Damen und Herren die beste Wahl. Kennen Sie die Funktion, den akademischen Grad oder die Position der adressierten Person, können Sie eine spezifischere Anrede verwenden, zum Beispiel Sehr geehrter Herr Professor Müller.
In einer informellen Korrespondenz können Sie als höfliche Anrede einfach den Vornamen verwenden, zum Beispiel „Guten Tag, Monika“.
Die Regel zur Verwendung einer Begrüßungsformel bezieht sich auf die erste Nachricht im jeweiligen Schriftverkehr. Bei weiteren Nachrichten ist sie nicht zwingend erforderlich.
Hauptteil
Nach der Anrede können Sie zum eigentlichen Inhalt der Nachricht übergehen. Wenn Sie nicht genau wissen, wie Sie eine E-Mail schreiben sollen, achten Sie darauf, dass Ihre Ausdrucksweise kurz, für den Empfänger verständlich und präzise auf Ihr Anliegen bezogen ist. So vermeiden Sie Missverständnisse.
Achten Sie auf eine übersichtliche Struktur. Konzentrieren Sie sich zunächst auf eine Beschreibung, in der Sie die wichtigsten Informationen zusammenfassen und hervorheben. Erst danach sollten Sie gegebenenfalls Fragen oder eine Bitte um die von Ihnen gewünschte Handlung formulieren.
Es empfiehlt sich, den vorbereiteten Text noch einmal zu lesen. So stellen Sie sicher, dass die Aussage Ihrer Nachricht korrekt vermittelt wird und keine wichtigen Informationen fehlen. In diesem Schritt können Sie außerdem mögliche Fehler entdecken.
Schluss
Bevor Sie die E-Mail abschließend mit Ihrer Signatur beenden, sollten Sie eine passende Schlussformel verwenden.
Wie bei der Anrede gilt auch bei der Schlussformel: Achten Sie besonders auf die Beziehung zum Empfänger.
Je nachdem, welche Formulierung für die jeweilige Korrespondenz am besten geeignet ist, können Sie beispielsweise Mit freundlichen Grüßen, Freundliche Grüße oder die etwas lockerere Variante Viele Grüße verwenden. Denken Sie jedoch daran, dass zwischen der Schlussformel und Ihrer Unterschrift kein Komma steht.
E-Mails richtig schreiben
Die korrekte Schreibweise einer E-Mail zeugt von Professionalität und Respekt gegenüber dem Empfänger. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Regeln für die tägliche Korrespondenz:
Zeichensetzung nach der Anrede
Nach einer Anrede wie Guten Tag oder Sehr geehrte Frau Schneider steht im Deutschen üblicherweise ein Komma. Der eigentliche Nachrichtentext beginnt in der nächsten Zeile kleingeschrieben:
Sehr geehrte Frau Schneider,
vielen Dank für Ihr Angebot …
Alternativ können Sie nach der Anrede ein Ausrufezeichen setzen. Dann beginnt der nächste Satz mit einem Großbuchstaben:
Guten Tag!
Vielen Dank für Ihr Angebot …
Zeichensetzung nach der Grußformel
Nach einer Grußformel wie Mit freundlichen Grüßen oder Viele Grüße steht weder ein Komma noch ein Punkt. In der folgenden Zeile sollte Ihre Unterschrift stehen – Vor- und Nachname, auch wenn der Empfänger Sie aus dem Zusammenhang oder anhand Ihrer E-Mail-Adresse kennt. Das gehört zu einem guten Stil und sorgt für eine übersichtliche Korrespondenz:
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Vermeiden Sie die Anrede Ich grüße Sie
Die Anrede Ich grüße Sie wird zwar häufig verwendet, ist in der geschäftlichen Korrespondenz jedoch nicht immer passend. Sie kann eine übergeordnete Position des Absenders gegenüber dem Empfänger suggerieren. In der beruflichen und offiziellen Kommunikation sind neutralere Formulierungen daher meist besser geeignet:
Guten Tag
Sehr geehrte Frau Schneider
Sehr geehrte Damen und Herren
Wie schreibt man eine E-Mail? Beispiele
Betreff: Abgabe der Seminararbeit – Max Mustermann, Klinische Ernährungswissenschaft
Sehr geehrter Herr Professor Weber,
ich studiere im dritten Semester Ernährungswissenschaften an der Universität Wien.
Im Anhang übersende ich Ihnen meine Seminararbeit zum Thema „Anatomie des Menschen“.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Betreff: Unterkunft buchen – Kroatien 2026
Hallo Katharina!
Wie geht es dir? Ich hoffe, du bist inzwischen wieder gesund. 🙂
Sag mir bitte, hast du schon eine Unterkunft für unsere Reise nach Kroatien gebucht? Kannst du mir die Details schicken?
Ich kann es kaum erwarten, dass wir dort sind!
Viele Grüße
Anna
Sie wissen nun, wie man eine E-Mail schreibt, worauf Sie achten sollten und welche Regeln gelten. Jetzt müssen Sie das erworbene Wissen nur noch in die Praxis umsetzen.
Zusammenfassung
- Eine E-Mail ist eine Nachricht, die im Rahmen einer über elektronische Post geführten Korrespondenz versendet wird.
- Achten Sie beim Schreiben einer E-Mail besonders auf die Beziehung zum Empfänger – Ton und Form der Nachricht sollten darauf abgestimmt sein.
- Vergessen Sie den Betreff nicht. Er ist ein sehr wichtiges Element und ermöglicht dem Empfänger auf den ersten Blick, das Thema Ihrer Nachricht zu erkennen.
- Passen Sie sowohl die einleitende als auch die abschließende Grußformel an den Empfänger an. Wenn Sie unsicher sind, welche Variante angemessen ist, entscheiden Sie sich für die höflichere Form.
- Achten Sie beim Formulieren des eigentlichen Nachrichtentextes auf eine übersichtliche Struktur. Konzentrieren Sie sich zunächst auf eine Beschreibung mit den wichtigsten Informationen und formulieren Sie erst danach gegebenenfalls Fragen oder eine Bitte um die gewünschte Handlung.
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