Höfliche Anreden in E-Mails: So verwenden Sie sie richtig

Höfliche Formulierungen in E-Mails – was bedeutet sprachliche Etikette?

Mit anderen Worten: Wer passende Anreden und Grußformeln verwendet, zeigt dem Empfänger, dass er gute Umgangsformen beherrscht und weiß, wie formelle Kommunikation funktioniert.

Die Zeiten, in denen geschäftliche Korrespondenz ausschließlich per Brief geführt wurde, sind längst vorbei. Heute dominiert die Kommunikation per E-Mail. Die meisten von uns verfassen im Arbeitsalltag Dutzende Nachrichten und senden sie an Kollegen, Geschäftspartner oder Vorgesetzte.

Trotz der Routine im E-Mail-Schreiben machen viele Menschen nach wie vor zahlreiche Fehler, die meist auf fehlendes Wissen zurückzuführen sind. Das kann beim Empfänger einen schlechten Eindruck hinterlassen.

Der richtige Aufbau einer formellen E-Mail

Jede Nachricht sollte aus drei Elementen bestehen:

• Einleitung (Anrede);
• Hauptteil (zum Beispiel eine Anfrage, eine Reklamation oder eine Mitteilung);
• Schluss (Grußformel).

In diesem Artikel konzentrieren wir uns nicht auf den mittleren Teil, also den eigentlichen Inhalt. Wir möchten an dieser Stelle lediglich daran erinnern, unabhängig vom Empfänger auf sprachliche Etikette zu achten – sich höflich auszudrücken, niemanden zu beleidigen und keine Handlung oder Entscheidung zu erzwingen.

Bevor wir die passenden Formulierungen für den Anfang und das Ende einer E-Mail analysieren, sollten wir zunächst den Empfänger einordnen. Dabei helfen Ihnen folgende Fragen:

• Kenne ich diese Person? (nicht unbedingt persönlich – oder anders gefragt: Haben wir bereits miteinander korrespondiert?);
• Welche Stellung hat der Empfänger? (Professor, Vorgesetzter, Kollege, Behördenmitarbeiter?);
• Kenne ich die Anredeform und gegebenenfalls das Geschlecht der Person? Wenn nicht, lässt sich eine neutrale Formulierung wählen;
• Wie groß ist der Alters- oder Hierarchieabstand? (gleichaltrig, jünger oder älter?).

Wenn Sie diese Fragen beantworten können, fällt es Ihnen leichter, passende Anreden und Grußformeln auszuwählen. Achten Sie außerdem darauf, dass beide Formulierungen zueinander passen: Anfang und Schluss sollten stilistisch auf derselben Ebene liegen.

Höfliche Anreden am Anfang einer E-Mail

Jede Nachricht sollte angemessen beginnen. Direkt zum Anliegen zu kommen, ist höchstens dann akzeptabel, wenn Sie eine bereits laufende Korrespondenz fortsetzen. Wenn Sie eine Person zum ersten Mal anschreiben, sollten Sie die Anrede nicht weglassen.

Welche höflichen Formulierungen eignen sich für den Anfang einer E-Mail?

• Sehr geehrte Frau [Nachname] / Sehr geehrter Herr [Nachname] – wenn Sie den Namen und die passende Anrede des Empfängers kennen;
• Sehr geehrte Damen und Herren – wenn Sie nicht wissen, wer die Nachricht liest, etwa bei einer allgemeinen Unternehmensadresse;
• Sehr geehrte Frau Professorin [Nachname] / Sehr geehrter Herr Professor [Nachname] – wenn ein akademischer Titel oder eine besondere Funktion relevant ist. Titel wie „Dr.“ oder „Prof.“ werden in der Anrede üblicherweise berücksichtigt;
• Guten Tag, Frau [Nachname] / Guten Tag, Herr [Nachname] – eine etwas weniger förmliche, aber weiterhin professionelle Variante, besonders im geschäftlichen Alltag;
• Liebe Frau [Nachname] / Lieber Herr [Nachname] – geeignet, wenn bereits ein persönlicherer oder kollegialer Kontakt besteht;
• Guten Tag – eine neutrale und vielseitig einsetzbare Begrüßung, wenn keine persönliche Anrede möglich ist. Bei unbekannter Anrede können Sie auch neutral formulieren, zum Beispiel „Guten Tag“ oder „Liebes Team“;
• Hallo Frau [Nachname] / Hallo Herr [Nachname] – in der heutigen Geschäftskommunikation möglich, wenn der Kontakt bereits etwas vertrauter ist, für sehr formelle Schreiben aber weniger geeignet.

Ist „Hi“ oder „Hey“ in einer formellen E-Mail ein Fehler?

In Übersichten zu höflichen E-Mail-Formulierungen fehlt häufig die Begrüßung „Hi“ oder „Hey“. Der Grund: Solche Anreden wirken in einer formellen Nachricht oft zu locker und können beim Empfänger unprofessionell oder respektlos ankommen – insbesondere, wenn noch kein persönlicher Kontakt besteht oder die Nachricht an eine Behörde, eine Führungskraft oder einen wichtigen Geschäftskontakt geht.

„Hi“ und „Hey“ sind in privaten Nachrichten und in einem vertrauten Teamumfeld durchaus üblich. Bei einer ersten Kontaktaufnahme oder einem offiziellen Anliegen sollten Sie jedoch eine professionellere Anrede wählen, etwa „Sehr geehrte Frau …“, „Sehr geehrter Herr …“ oder „Guten Tag“.

Schreibweise der Anrede

Nach der Anrede steht im Deutschen üblicherweise ein Komma. Danach folgt eine Leerzeile, und der eigentliche Text beginnt klein: „Sehr geehrte Frau Müller,nnbitte senden Sie mir …“. Eine Anrede mit Punkt und anschließendem Satzanfang mit großem Buchstaben entspricht in dieser Form nicht der üblichen deutschen Geschäftskorrespondenz.

Höfliche Grußformeln am Ende einer E-Mail

Die Anrede und der Hauptteil sind fertig, nun fehlt noch ein passender Abschluss. Welche Grußformeln sind in einer formellen E-Mail angemessen?

• Mit freundlichen Grüßen;
• Freundliche Grüße;
• Mit besten Grüßen – etwas persönlicher und für einen bereits vertrauteren geschäftlichen Kontakt geeignet;
• Hochachtungsvoll – sehr förmlich und heute nur noch in besonderen, meist rechtlich oder offiziell geprägten Situationen üblich.

Ist „Viele Grüße“ in einer E-Mail unhöflich?

Nicht nur informelle Begrüßungen können Fragen aufwerfen. Ist auch „Viele Grüße“ oder „Herzliche Grüße“ unpassend? Nicht unbedingt. Beide Formulierungen können in der halbformellen oder kollegialen Korrespondenz problemlos verwendet werden. Sie passen gut zu E-Mails, die mit „Guten Tag“ oder „Hallo“ beginnen. In sehr formellen Schreiben sollten Sie jedoch besser „Mit freundlichen Grüßen“ wählen.

Schreibweise der Grußformel

Nach der Grußformel steht im Deutschen kein Komma und kein Punkt. In der nächsten Zeile folgt die Unterschrift, idealerweise mit Vor- und Nachnamen. Das gilt auch dann, wenn der Empfänger anhand der E-Mail-Adresse oder der Signatur bereits weiß, wer die Nachricht verfasst hat.

Beispiel für eine formelle E-Mail

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine formelle E-Mail, die den Empfehlungen aus diesem Artikel entspricht:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Zeit. Anbei finden Sie eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Ich freue mich, wenn diese Informationen für Sie hilfreich sind, und stehe Ihnen bei Rückfragen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Anna Müller