Wie schreibt man einen Bericht? Die wichtigsten Regeln

Was ist ein Bericht?

Ein Bericht kann mündlich oder schriftlich erfolgen und richtet sich in der Regel an Vorgesetzte, Kunden, Institutionen, Investoren oder Kontrollorgane.

Das Hauptziel eines Berichts besteht darin, konkrete Informationen zu einem bestimmten Problem, Prozess oder Ereignis zu vermitteln. Ein Bericht kann unter anderem folgenden Zwecken dienen:

• Zusammenfassung von Maßnahmen,
• Darstellung von Untersuchungsergebnissen,
• Analyse von Daten,
• Bewertung einer Situation,
• Aufzeigen von Unregelmäßigkeiten,
• Formulierung von Empfehlungen,
• Überwachung des Projektfortschritts,
• Dokumentation des Projektverlaufs.

In der Praxis erfüllt ein Bericht vor allem eine Informations- und Entscheidungsfunktion: Er ermöglicht den Empfängern, Schlussfolgerungen zu ziehen und konkrete Maßnahmen einzuleiten.

Welche Eigenschaften hat ein guter Bericht?

Unabhängig von seiner Art sollte ein Bericht einige grundlegende Anforderungen erfüllen.

• Präzision – Ein Bericht sollte ausschließlich konkrete Informationen zum behandelten Thema enthalten. Unklare Formulierungen und Allgemeinplätze sind zu vermeiden.
• Sachlichkeit – Der Inhalt muss kurz, logisch und geordnet sein. Jede Information sollte begründet sein und sich aus den Daten ableiten lassen.
• Objektivität – Ein Bericht darf nicht auf persönlichen Meinungen des Verfassers beruhen. Schlussfolgerungen sollten sich aus Fakten, Analysen oder Untersuchungsergebnissen ergeben.
• Kohärenz – Das Dokument sollte eine einheitliche Struktur, einen konsistenten Stil und eine gleichbleibende Darstellungsweise aufweisen.
• Übersichtlichkeit – Ein gut erstellter Bericht ermöglicht das schnelle Auffinden der wichtigsten Informationen, etwa durch ein Inhaltsverzeichnis, Überschriften und Kapitel.
• Sprachliche und fachliche Richtigkeit – Ein Bericht muss frei von sprachlichen, stilistischen und sachlichen Fehlern sein. Falsche Daten oder unpräzise Schlussfolgerungen können zu Fehlentscheidungen führen.

Wie schreibt man einen Bericht?

Die Erstellung eines Berichts erfordert geordnete Informationen, eine passende Struktur sowie eine klare und objektive Darstellung der Daten.

1. Thema und Ziel des Berichts festlegen – Zunächst sollte geklärt werden, worum es in dem Bericht geht, welches Problem analysiert wird, warum der Bericht erstellt wird und wer ihn lesen soll. Davon hängen sowohl der Umfang der Informationen als auch die Sprache des Dokuments ab.
2. Daten sammeln und ordnen – Ein Bericht sollte auf zuverlässigen Quellen und konkreten Daten beruhen. Dazu können unter anderem Untersuchungsergebnisse, Statistiken, Finanzdaten oder Beobachtungen gehören. In dieser Phase sollten außerdem die wichtigsten Informationen ausgewählt und unnötige oder themenfremde Daten aussortiert werden.
3. Struktur des Berichts vorbereiten – Vor dem Schreiben empfiehlt es sich, einen Plan zu erstellen und das Dokument in thematische Abschnitte zu gliedern. Dadurch wird der Bericht logisch und übersichtlich.
4. Inhalt des Berichts verfassen – Der Inhalt sollte Fakten darstellen, Zusammenhänge erklären, Daten präsentieren und zu konkreten Schlussfolgerungen führen. In Berichten werden häufig Tabellen, Diagramme oder Schaubilder verwendet.
5. Formatierung ergänzen – Der Bericht sollte übersichtlich gestaltet sein, damit der Inhalt leicht erfasst werden kann. Empfehlenswert sind Überschriften und Kapitel, Aufzählungen oder nummerierte Listen sowie Hervorhebungen wichtiger Informationen. Üblich sind serifenlose oder Serifenschriften in einer Größe von 11–12 pt sowie ein Zeilenabstand von 1,15–1,5.
6. Schlussfolgerungen und Empfehlungen ausarbeiten – Der letzte Teil des Berichts sollte die wichtigsten Ergebnisse zusammenfassen. Wenn es der Charakter des Dokuments erfordert, können Empfehlungen für Maßnahmen, Änderungsvorschläge oder eine Risikobewertung ergänzt werden.
7. Bericht prüfen – Vor der Weitergabe sollte der Bericht auf die Richtigkeit der Daten, die Übereinstimmung der Schlussfolgerungen mit der Analyse, eine konsistente Darstellung, vollständige Quellenangaben sowie sprachliche und technische Korrektheit geprüft werden.

Wie sollte ein Bericht aufgebaut sein?

Vieles hängt von der Art des Berichts ab. Ein besonders vielseitiger Aufbau sieht jedoch folgendermaßen aus:

1. Titelseite – Sie enthält grundlegende Angaben zur Identifizierung des Berichts, etwa Titel, Verfasser, Empfänger (falls erforderlich), Datum und Ort der Erstellung.
2. Zusammenfassung – Kurze Darstellung der wichtigsten Informationen, Ergebnisse und Schlussfolgerungen.
3. Inhaltsverzeichnis – Geordnete Übersicht über Kapitel und Unterkapitel mit Seitenzahlen.
4. Einleitung – Einführung in das Thema des Berichts, Darstellung des Hintergrunds, des Analyseumfangs und der grundlegenden methodischen Annahmen.
5. Hauptteil – Der zentrale Teil des Berichts mit der Beschreibung des Problems, der Datenanalyse, dem Verlauf von Untersuchungen oder Ereignissen sowie deren Folgen und Interpretation.
6. Schlussfolgerungen – Zusammenfassung, die sich unmittelbar aus der durchgeführten Analyse ergibt.
7. Empfehlungen – Vorgeschlagene Maßnahmen, Lösungen oder nächsten Schritte.
8. Literaturverzeichnis – Verzeichnis aller Quellen, die bei der Erstellung des Berichts verwendet wurden.
9. Anhänge – Zusätzliche Materialien, die den Bericht ergänzen, etwa detaillierte Untersuchungsergebnisse, technische Dokumentationen oder andere Quellen, die zu umfangreich für den Hauptteil sind.

Arten von Berichten

Berichte lassen sich nach ihrem Zweck, ihren Merkmalen und ihrem Umfang in verschiedene Arten unterteilen. Eine mögliche Einteilung erfolgt nach folgenden Kriterien:

Umfang des Berichts:

• kurz (kompakt) – bis zu 10 Seiten (knappe und übersichtliche Informationen),
• lang (erweitert) – mehr als 10 Seiten (umfassende Problemanalyse und größere Datenmenge).

Inhalt des Berichts:

• informativ – stellt Fakten und Daten dar,
• analytisch – enthält eine Interpretation der Daten und Schlussfolgerungen,
• wissenschaftlich – basiert auf Forschung und wissenschaftlicher Methodik,
• technisch – behandelt technische oder technologische Themen,
• finanziell – umfasst finanzielle und wirtschaftliche Daten,
• regelmäßig – wird in festen Abständen erstellt, etwa wöchentlich oder quartalsweise.

Zweck des Berichts: Ein Bericht kann beispielsweise der Kontrolle, dem Marketing, dem Vertrieb, der Dokumentation eines Unfalls, einer Untersuchung oder einem Audit dienen.

Beispiel für einen Bericht

Im Folgenden finden Sie ein vereinfachtes Beispiel für einen Bericht.